Проверка данных Excel

Во время работы с большими объемами информации, особенно когда ее обработка осуществляется формулами или макросами, важно, чтобы данные не имели ошибок, которые способны повлиять на итог. Сложности в получении корректных исходников появляются, когда они поступают из неструктурированных источников (плохо спроектированные базы данных, ручное заполнение таблиц и форм незаинтересованными в результате людьми). Особенно трудно добиться правильного оформления по определенной маске (шаблону). Например, дату в виде строки можно записать несколькими способами:

• 01.01.2001;
• 01/01/2001;
• 1 января 2001 года и т.д.

В статье описывается функционал, позволяющий упростить процесс сбора и проверки данных в Excel.

Где находится?

Для настройки параметров проверки вводимых значений необходимо на вкладке «Данные» в области «Работа с данными» кликнуть по иконке «Проверка данных» либо выбрать аналогичный пункт из раскрывающегося меню:

На экране появиться окно с настройками по умолчанию, где в качестве типа данных может быть использовано любое значение:

Настройка условия проверки

Изначально требуется выбрать тип проверяемых данных, что будет являться первым условием. Всего предоставлено 8 вариантов:

• Целое число;
• Действительное число;
• Список;
• Дата;
• Время;
• Длина текста;
• Другой.

В соответствии с выбранным пунктом, появляется возможность выбора дополнительных условий. Для чисел, дат, времени и длины текста возможно указать ограничения: меньше, больше, диапазон и т.п. К списку обязательно привязывается источник, а пункт «другой» предлагает ввести формулу, возвращающую логическое значение.

Самым необычным видом является выпадающий список.

Он позволяет выбирать значения, указанные в качестве источника и ограничивать допустимые значения им же. Также возможно создавать динамические выпадающие списки.

Всплывающая подсказка ячейки Excel

Функционал проверки данных в Excel позволяет настраивать всплывающие подсказки для ячеек листа. Для этого следует перейти на вторую вкладку окна проверки вводимых значений – «Сообщение для ввода».

На изображении показан пример возможного сообщения для ячейки, в которую вносятся целые числа от 1 до 31 (настройки вкладки «Параметры»). Заголовок и сообщения указываются по Вашему усмотрению, каких-либо правил к их оформлению нет. Не забудьте установить галочку на поле «Отображать подсказку, если ячейка является текущей», иначе сообщение будет деактивировано.

Пример всплывающей подсказки в Excel:

Вывод сообщения об ошибке

Последняя вкладка окна проверки данных позволяет настроить поведение и вывод сообщений при обнаружении ошибочного значения.

Существует три варианта сообщений, отличающихся по поведению:

• Останов;
• Предупреждение;
• Сообщение.

Останов является сообщением об ошибке и позволяет произвести только 2 действия: отменить ввод и повторить ввод. В случае отмены новое значение будет изменено на предыдущее. Повтор ввода дает возможность скорректировать новое значение.

Предупреждение более лояльно в сравнении с остановом, так как позволяет оставлять значение, не соответствующее условиям проверки, после подтверждения ввода пользователем.

Сообщение выводить ошибку в виде простой информации и дает возможность отменить последнее действие.

Заголовок и сообщение заполняются по Вашему желанию.

Пример вывода одной и той же ошибки, но под разными видами:

• < Назад
• Вперёд >

Если материалы office-menu.ru Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы я мог развивать его дальше.